Pour un jour J bien organisé et pour que la journée se passe comme sur des roulettes (on sait combien malgré vous, vous allez stresser pour que tout soit parfait), Blandine, wedding planner chez Ailles et Zen Evénements vous a concocté un planning sur mesure que vous pourrez suivre si vous le souhaitez ou grâce auquel en tout cas, vous pourrez piquer des idées d’organisation. Non, promis, vous n’aurez pas la boule au ventre le jour J !
La base d’un bon planning pour organiser le jour J du mariage
La base du planning le Jour J est de préparer un tableau avec les heures, toutes les demi heures par exemple. Il faut commencer par les horaires de la mairie et de la cérémonie (religieuse ou laïque si vous en faites une). Cela conditionne alors tous les autres horaires de la journée. Mais attention, le choix de l’horaire de la cérémonie a une très forte une incidence pécuniaire sur la durée de votre vin d’honneur et du coup sur le coût de celui-ci (coût du traiteur, des serveurs, des boissons), alors choisissez-les de manière opportune !
Prévoir les déplacements le jour du mariage
Une fois les horaires fixées, prévoyez les déplacements avant et après. Il faut absolument les prévoir larges car déplacer 100 personnes ne prend pas le même temps qu’en déplacer seulement deux.
En avant pour la planification pour jour J pour un mariage parfaitement organisé ! Pour la coiffure et le maquillage : prévoir environ 2 heures pour avoir le temps d’en profiter. Pour l’habillage (si possible après déjeuner): environ 30 minutes selon votre robe et les personnes qui vous aident. Un temps de repas et de repos (oui, oui c’est important!) : 1 à 2 heures.
Comment gérer le temps pour les photos de mariage ? Les photos de couple : environ 1 heure 30 à 2 heures. Si possible faîtes-les avant la cérémonie car si vous les réalisez pendant le vin d’honneur, vous ne pourrez pas en profitez et c’est bien dommage. L’autre solution sinon, c’est de les faire après le mariage. Pourquoi ? Parce que vous pourrez choisir le jour en fonction de la météo. Et puis vous n’êtes pas stressés et vous pourrez prendre tout le temps nécessaire (souvent une demi journée au lieu d’1 heure ou 2 heures) car vous n’avez pas de planning à respecter et le stress du mariage est passé. Vous pouvez aussi les faire dans différents lieux car vous avez le temps et vous pouvez vous permettre de faire plus de choses car vous n’aurez pas peur de salir votre robe (dans l’eau, dans les champs…). Mais si vous tenez absolument à les faire le Jour J et après la cérémonie car vous ne voulez pas que votre futur mari voit votre robe avant, prévoyez un vin d’honneur un peu plus long pour que vous puissiez faire vos photos et profiter de vos invités.
Pour les photos de groupe, le plus facile est de les faire à la sortie de la cérémonie. Tous vos invités sont là et regroupés, c’est donc plus facile de les canaliser pour une photo. Si vous attendez d’être sur le lieu de réception, déjà tout le monde n’arrive pas en même temps (certains passent à leur hôtel avant ou autre), en plus beaucoup iront directement au buffet du vin d’honneur et c’est difficile à ce moment-là de les regrouper pour une photo. =Pour les photos des petits groupes, prévoyez une liste d’environ 10 photos de petits groupes (famille, témoins, amis… soyez précis avec les noms exacts, ce sera plus facile pour les appeler) que vous voulez (pas beaucoup plus car il ne faut pas que ce soit trop long pour les autres et même pour vous). Vous pouvez les faire juste après la photo de groupe ou pendant le vin d’honneur. Cela dure environ 30 minutes. Confiez votre liste à un ami et au photographe afin qu’ils appellent les invités pour aller plus vite.
Planifier le repas de mariage
Calez tous les temps de trajet entre chaque moment. Pour le repas, il faut généralement prévoir la fin de celui-ci vers minuit pour qu’il soit effectivement fini à 00 heure 30. Pensez bien que l’heure de fin du diner aura peut-être des conséquences sur l’heure de fin de service. Eh oui, si vous prenez trop de retard, vous devrez payer les serveurs en heures supplémentaires (environ 25€ par heure et par serveur). A partir de là, vous faîtes un rétro-planning en comptant environ une heure entre chaque plat, le temps du service, le temps de débarrasser mais aussi des animations, et vous déterminez l’heure du début du repas, et par conséquence l’heure de fin du vin d’honneur. Comptez environ 30 à 45 minutes. entre la fin du vin d’honneur et le début du repas (si c’est sur le même lieu bien sûr). Eh oui, c’est très long de faire rentrer tous les invités, ils sont tellement bien au vin d’honneur ! Selon votre repas, prévoyez des moments pour danser mais pas entre tous les plats, vers le milieu et avant le dessert. En plus, ces moments pourront être facilement modulés par votre DJ selon le retard ou l’avance que vous avez. =Notez aussi que le nombre de convives a une incidence sur le planning car plus vous êtes nombreux plus cela prendra du temps. Si vous avez des plats servi sous forme de buffet, prévoyez encore plus de temps selon le nombre d’invités et si possible un petit jeu avec votre DJ pour déterminer l’ordre de passage des tables qui vont se servir (par exemple un blind test). Comme cela, pendant que la table qui a gagné va se servir, les autres tables continuent de jouer et le temps d’attente est un peu masqué grâce au jeu !
Exemple de planning à adapter le jour de votre mariage : 8 heures-11 heures : Coiffure et maquillage; décoration de la voiture à déléguer 11 heures-12 heures : repas du midi. Indispensable, vous devez prendre des forces et assez en avance pour prendre le temps de digérer et de faire une petite sieste pour décompresser, ne serait-ce que vous allonger en fermant les yeux dans un lieu calme et isolé pendant 15 à 30 minutes. 12 heures-13 heures : habillage 13 heures 15 : rassemblement des troupes 13 heures 30-14 heures : trajet vers la mairie 14 heures-14 heures 30 : mairie 14 heures 30-15 heures : Transport vers la cérémonie religieuse 15 heures-16 heures : cérémonie religieuse 16 heures- 17 heures : Sortie d’église, quelques photos et transport vers le vin d’honneur. Prévoyez assez large car à ce moment-là, vos invités voudront faire des photos et prendre leur temps. Selon la distance vers le lieux de réception, il faut prévoir un convoi et cela prend du temps. Les invités doivent en effet aller chercher leur voiture, se rendre sur le lieu de départ du convoi et ensuite suivre ce dernier qui roule souvent assez lentement. 17 heures-18 heures : arrivée et photos par petits groupes. 18 heures-20 heures : vin d’honneur. Les photos ayant déjà été faites, vous pouvez profiter de votre vin d’honneur et de vos invités. La pression commence à tomber, prenez de grandes respirations pour vider votre stress ! 20 heures-20 heures 30 : départ des invités du vin d’honneur et direction vers la salle de réception. 20 heures 30-00 heures 30: repas (planifiez tous les plats avec votre traiteur en prévoyant que le dessert soit servi vers minuit). Il y a souvent 30 minutes de décalage, c’est normal !
Planifiez également les moments de danse et de jeux avec votre DJ.
Avec qui mettre en place et planifier la journée du mariage ? Il faut demander, la semaine avant le mariage, les horaires d’arrivées de tous les prestataires (DJ, traiteur, serveurs…), cela permet de voir qui a besoin des clés de la salle et quand. Et je me répète mais il faut déléguer, déléguer et déléguer pour en profiter ! Le jour de votre mariage, la seule chose à laquelle vous devez penser est de vous préparer, de vous marier et d’en profiter ! C’est votre jour à vous !
Prévoir des marges pendant la journée Il faut toujours prévoir des planning assez large, surtout pour les déplacements. Déplacer un groupe de 100 pers. est toujours assez long surtout le jour d’un mariage. Si un trajet doit durer 30 minutes. prévoyez 45 minutes à 1 heure dans votre planning.
Déléguer certains aspects du jour J, oui mais quoi et à qui ?
Évitez de tout déléguer à la même personne sauf à une organisatrice, ou à une personne que vous n’aimez pas ! Plus sérieusement, déléguez à des personnes de confiance et en fonction des talents de chacun. Il vaut mieux que plusieurs proches aient quelques missions, comme ça ils pourront aussi profiter de votre mariage et ils n’oublieront rien car ils n’auront que peu de choses à s’occuper comme : Le lavage et la décoration de la voiture. Prendre les alliances et le coussin. Prendre et donner les livrets de la cérémonie. Prendre et donner les pétales de roses ou autres confettis pour la sortie de la cérémonie. Prendre et donner les rubans pour les voitures des invités. Récupérer le bouquet de mariée, les boutonnières et autres petits bouquet chez le fleuriste et les donner aux personnes concernées. Appeler les personnes pour les photos de petits groupes grâce à la liste que vous aurez préalablement rédigée. Ouvrir la salle pour le DJ et/ou le traiteur. Assurer le parking et l’accueil lors de l’arrivée des invités sur le lieu de réception. Veiller au respect du planning du repas (aller voir le traiteur ou le DJ si besoin). Sur votre planning, indiquez bien les coordonnées et les noms des personnes qui interviennent (prestataires mais aussi témoins, familles, amis…) et donnez ce planning à ces mêmes personnes. Comme cela, s’il y a le moindre problème, ils pourront se contacter sans vous embêter et ni vous stresser.
Comment gérer les échanges avec les prestataires du mariage ?
Donner un planning à vos prestataires afin qu’ils connaissent les horaires et donner leur les coordonnées des personnes responsables. Comme ça, s’il y a un souci, ils ne vous dérangent pas et contactent les personnes compétentes.
Comment faire son planning pour que les invités ne s’embêtent pas ?
Il faut bien choisir l’heure de la mairie et de la cérémonie. Pour cela faites un rétro-planning depuis le repas et en prévoyant les déplacements, les photos… Vous pourrez voir à quelle heure il faut fixer les célébrations. Si vous n’avez pas le choix dans les horaires et que la mairie est le matin, par exemple, soit vous n’invitez que la famille très proche et les témoins à la mairie, soit vous pouvez prévoir un petit gouter avec des jeux style « kermesse » ou prévoir un animateur pour les enfants et de grands jeux en bois ou autres pour occuper vos invités. Vous devez prendre du temps dans la construction du planning mais pas trop de temps pour éviter les temps mort. Soyez juste.
Une astuce de pro à partager avec les futures mariées ?
La veille, la mariée ne doit pas oublier de se rendre chez l’esthéticienne pour un massage relaxant afin de décompresser et de faire le plein d’énergie pour être encore plus belle pour sa journée (rendez-vous vers 17 heures-18 heures). Aussi, les mariés ne doivent pas s’oublier. C’est-à-dire qu’ils doivent prévoir des moments de repos et de repas parce que cette journée et très longue et fatigante. Le fait de prévoir du temps permet aux mariés de ne pas être stressés et de profiter un maximum le jour J !
